Det här är ABW – ett förtydligande

Synen på arbete och hur vi arbetar förändras konstant. Digitaliseringen och globaliseringen gör det möjligt att arbeta överallt och när som helst. Detta gör att vi behöver hitta rätt balans mellan arbetsliv och privatliv för hälsosamma, hållbara arbetsplatser. Är ABW, dvs ett aktivitetsbaserat arbetssätt, svaret på hur människor och organisationer ska arbeta överallt?

Syftet med ABW

Om rätt förutsättningar finns så kan ABW stödja en organisation och dess medarbetare i att uppnå ett arbetsliv med rätt balans. Man kan skapa mer effektiva arbetsmiljöer på sina dyrbara kontorsytor, där alla medarbetares behov för att utföra olika arbetsuppgifter är tillgodosedda. Det innebär att effektivitet och produktivitet kan öka.

Vi har sett att medarbetarnöjdheten och upplevd produktivitet kan öka med upp till 30 procent (till nivåer över 80 procent) och att sjukskrivningar kan minska med upp till 50 procent, där man gått från cellkontor och öppna kontorslandskap till ABW (enligt medarbetarundersökningar före och efter ABW hos Coca-Cola, H&M IT, Tui).

Att ytbehovet för kontorsytor skulle vara mindre än vid de traditionella kontorslösningarna stämmer ibland men ibland inte. Generellt ser vi att ytor kring ca 10 kvadratmeter per person ofta kan vara tillräckliga, förutsatt att verksamheten inte kräver funktioner som upptar stor yta som exempelvis konferensanläggningar, lärosalar, laboratorier etc. Kontorsytorna kan utnyttjas optimalt och effektivt med en ABW-lösning som utgår från byggnadens förutsättningar och arbetsflödena. Kontoret kan bli den sociala mötesplats som de flesta medarbetare efterfrågar och vill gå till.

Vad är ABW och vad är det inte?

Vilka är då rätt förutsättningar och vilka är fallgroparna? Passar det vår organisation? Varför finns en så stor oro över att införa ABW hos många organisationer?

Utgångspunkten i ABW är alltid organisationens visioner, värderingar och strategier samt människans behov för att kunna arbeta utifrån dessa. En förutsättning för ABW är att organisationens värdegrund bygger på tillit och engagemang. Det gäller sedan att hitta rätt mix av arbetsplatsmiljöer, digitala verktyg och attityder i beteendet hos medarbetare och ledare. ABW handlar om hela arbetssättet och inte bara om lokal- eller möblering.

Om förutsättningarna inte finns, och en process ändå drivs igenom, så är det upplagt för ett misslyckande. Olika aktörer har olika agendor, allt från att sälja så mycket nya möbler som möjligt till att ta genvägar för att pressa tidsplaner och kortsiktiga kostnader. Vi har sett problematiken figurera i media och det har skapat ett orättfärdigt rykte om ABW som resulterar i oro för de oinvigda. Man har i de misslyckade fallen inte haft rätt förutsättningar, man har inte gjort rätt analys och man har genomfört det på fel sätt. Så per definition, om du inte kan arbeta aktivitetsbaserat på grund av feldimensionerade miljöer eller brist på rätt verktyg så är det inte aktivitetsbaserat.

Ett aktivitetsbaserat kontor ska stötta en mängd funktioner för att motsvara definitionen av ABW. Bilder från Coca-Cola, NCC och H&M IT genom Reform Arkitekter.
Foto: Hannes Söderlund, Åke E:son Lindman, Jason Strong

Hur skapar man ett ABW-kontor?

Lokalen och planlayouten ska användas för att skapa förutsättningar för både arbetsro och samvaro. Livliga knutpunkter kring kommunikationsnav som trappor och kaffestationer behöver skärmas av från ytor för arbetsro. Mötesrum för många personer bör inte ligga i ytor för arbetsro, då riskeras störningar när mötesdeltagarna går in eller ut i rummet. Man kan generalisera och tala om olika zoner men lösningen på störningsproblematik ligger i att utforma planlayouten rätt samt att vara överens om vilka beteenden som passar i vilka ytor.

Funktioner som ska stödjas i ett generellt ABW- kontor:

• Enskilt arbete med djupt fokus, dvs akustiskt och visuellt avskärmat från intryck
• Enskilt arbete men i ett socialt sammanhang, dvs i en mer öppen miljö men akustiskt och visuellt omhändertaget
• Telefonsamtal/ videosamtal utan att störa andra, akustiskt och ibland visuellt avskärmat
• Samarbete, spontant och planerat. Både i akustiskt och visuellt avskärmad samt i öppen omhändertagen miljö
• Möten, spontana och planerade. Både i akustiskt och visuellt avskärmad samt i öppen omhändertagen miljö (ett generellt tips här är att 75% av alla möten som hålls har max 3 deltagare)
• Socialt umgänge, paus, äta och fika
• Reflektion och vila, möjlighet till ett avbrott och att ”rensa hjärnan”

Hur gör man rätt analys?

En adekvat analys bygger på beläggningsmätningar som visar hur många som befinner sig på kontoret vid olika tidpunkter. Det vill säga vilken nyttjandegraden är i lokalerna. Här vill vi tillägga att en självuppskattning från medarbetarna ofta visar att man tror sig vara på arbetsplatsen nästan 100 procent av tiden, men att den faktiska siffran oftast hamnar under 50 procent. Hemarbete och arbete på annan plats är en faktor som ska beaktas och som påverkar beläggningsgraden på kontoret i hög grad.

Medarbetarenkäter krävs för analys av fördelning av antal platser och ytor. Alla medarbetare ska få chansen att svara på vilka behov just de har för att kunna arbeta på bästa sätt.

Hur ser olika mobilitetsmönster för olika personer ut? Är vissa personer mycket stationära och vissa mycket mobila? Hitta rätt lösningar för alla. Gör prognoser för framtida expansion, dvs ”framtidssäkra lokalerna”. Undersök möjligheter att dela på gemensamma ytor i fastigheten eller i co-working-ytor. Utför utvärderingar och uppföljning löpande. Och kom ihåg, det är inte klart när ni flyttat in. Då fortsätter utvecklingen i vår snabba föränderliga värld.

Sammanfattning

Eftersom olika organisationer har olika förutsättningar gällande visioner, värderingar och strategier, så finns ingen universallösning för hur arbetssätt och kontor bör utformas.

För att ABW ska passa din organisation så krävs tillit till att medarbetarna kan utföra sina uppgifter självständigt, utan en övervakande chef. Det ställer nya krav både på ledarskap och självledarskap. För att ABW ska fungera krävs även digitala verktyg och lösningar som gör att man kan nå sin information och kan kommunicera från valfri plats.

Analysen och förändringsprocessen är avgörande för huruvida det blir framgång eller flopp. Det är komplexa processer med många komponenter som ska klaffa. Det är inte enbart en lokal- och möbleringsfråga utan en förändring av arbetssätt som påverkar hela organisationen på djupet. Här är inredningsarkitektens övergripande analys, kompetens och processledning avgörande.

Texten är skriven av Jenny Öberg på Reform, en del av Reflex Arkitekter, som tillsammans med GoToWork initierat arbetet med att definiera ABW.

Medverkande på ABW-workshops:
Jeanette Persson, H&M, Malin Chapo, Reform Arkitekter, Wivian Eidsaunet, Spectrum Arkitekter, Lisa Ekstrand, Reform Arkitekter, Karolina Hammar, PE Arkitektur, Anna Harbom, Reform Arkitekter, Catarina Jogården, NCC, Hasse Jönsson, JLL, Anna-Lena Mårtensson, MER, Fredrik Lantz, Skanska, Thea Lautrup, Reform Arkitekter, Jenny Lidén, GoToWork, Christina Ljosåk, GoToWork, Sara Lüdke, GoToWork, Sini Nenonen, Reform Arkitekter, Eva Ahlqvist Popp, Sweco, Mats Påhlberg, Tui, Maria Rudberg, Reform, Peter Sahlin, Reform Arkitekter, Karin Ståhl, GoToWork, Ylva Thim, GoToWork, Camilla Waxin, Atrium Ljungberg, Emelie Waxin, Mywindow, Andrea Zingmark, GoToWork, Irene Öman, NCC, Kristin Östberg, Indicum